Începând cu 1 ianuarie 2024 sistemul național de facturare electronică e-factura devine obligatoriu pentru toate persoanele juridice impozabile (SA, SRL, PFA), indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA.
E-factura este o factură electronică în format XML, care poate fi creată în contul SPV de pe ANAF.ro sau prin sistemul unei companii care emite facturi electronice. Nu mai sunt legale facturile în format PDF, Word, Excel.
De asemenea, firmele nu mai trimit între ele facturile prin e-mail. Fiecare firmă primește factura de la parteneri în contul său SPV. Pentru a avea un cont ca persoană juridică în SPV pe ANAF.ro aveți nevoie de o semnătură electronică cu un token (stick USB). Log-in-ul în SPV se face doar cu semnătură electronică.
Sistemul E-factura se implementează în 2 pași:
- Începând cu 1 ianuarie 2024 există obligativitatea transmiterii facturilor emise în SPV în 5 zile de la emiterea facturii. De la 1 aprilie 2024 se dau amenzi pentru netransmiterea lor în SPV.
- Începând cu 1 iulie 2024 facturile în orice alt format (PDF, Excel sau altele) nu mai reprezintă act doveditor în fața legii, iar documentul XML încărcat în SPV este singurul document acceptat de autorități pentru justificarea unei tranzacții.
Totodată, primirea și înregistrarea de către destinatari, a unei facturi fără a fi transmisă prin SPV, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Practic, în perioada 1 ianuarie – 1 iulie 2024 facturile primite în formatele vechi (PDF, excel s.a.) pot fi înregistrate în contabilitate, dar trebuie verificate cu facturile transmite în SPV pentru corectitudinea acestora.
Ce este E-factura:
- E-factura trebuie emisă într-un format standardizat XML și transmisă în Spațiul Privat Virtual (SPV) pus la dispoziție de ANAF în 5 zile lucrătoare de la data emiterii ei.
- Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în SPV constituie contravenție și se sancționează cu amendă.
- În situația în care factura electronică transmisă nu respectă structura impusă, emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor, factura electronică se retransmite în SPV.
- Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, iar data la care este disponibilă clientului pentru descărcare reprezintă data la care acesta o poate înregistra în contabilitate.
- O factură transmisă prin SPV nu mai poate fi modificată. Corectarea acesteia se face doar pe baza unui mesaj primit de la client în SPV prin emiterea unei facturi de storno a facturii inițiale și emiterea unei noi facturi cu suma corectă.
- Începând cu 01.07.2024 facturile în orice alt format (PDF, Excel sau altele) nu mai reprezintă act doveditor în fața legii, iar documentul XML încărcat în SPV este singurul document acceptat de autorități pentru justificarea unei tranzacții.
Declarația 112 vine cu modificări. Cum arată PDF-ul inteligent
Totodată, primirea și înregistrarea de către destinatari, a unei facturi fără a fi transmisă prin SPV, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Cum se emite e-factura
După ce vă logați în contul SPV de pe ANAF.ro folosind un token cu semnătură electronică trebuie să:
- Selectați butonul Trimitere factură,
- Treceți CUI în secțiunea “CIF factură”;
- Emiteți documentul XML cu detaliile de facturare;
- Încarcați documentul în format XML aferent facturii și trimiteți formularul;
- ANAF va verifica continutul și va semna factura. Dacă este cazul va solicita modificări.
Factura va fi transmisă automat clientului care trebuie să o plătească. Acesta o primește în contul său SPV de pe ANAF.ro.